有意義な会議に必要なラップアップの方法とは?

有意義な会議とは、参加者の意見を引き出した上で意思決定が実現できることです。これらが、時間内に完結できれば、充実した会議になります。

充実した会議を実現するために、(1)ゴールを明確にする(2)議論を発散させて収束させる(3)ラップアップすることを意識する必要があります。この中でも「ラップアップ」の用語を知らない方がいるかもしれません。実際に、会議でラップアップをしていない企業も多いです。

AI技術が進化している現代では、会議方法も変わりつつあり、ラップアップで有意義な会議を実現できます。実際に、どのように行うのでしょうか?この記事では、ラップアップの概要や手順などを解説します。

そもそも「ラップアップ」とは

ラップアップ(Wrap Up)とは「仕上げる」「完成させる」「要約する」という意味を持ちます。ビジネスシーンでは、研修の流れをおさらいしたり、会議内容をまとめたりすることを意味しています。

会議内容をラップアップすることは、決定事項や次のアクションを促すときに必要になりますが、出席者が会議内容を理解しているかということも確認しましょう。もし、出席者が理解していない場合は補足することが大切です。

参照:iFinance「ビジネス・産業用語ラップアップ」

ラップアップの方法

ラップアップとは、会議の内容を忘れないうちに振り返り、全員の認識を合わせておくために行います。キレイにまとめる必要はなく、以下のような要点をまとめて出席者の理解度を上げるために行います。

ラップアップの要点】

(1)会議の議論のポイントについてまとめる

(2)想定通りの点や想定外の点をまとめる

(3)良かった点や悪かった点を伝える

(4)各人がやるべきことは何かを伝える

参照:minor tranquilizer「用語のお勉強:ラップアップ」

会議のラップアップが必要な理由

会議をラップアップする理由としては、(1)意思決定(2)情報共有(3)アクションを促す(4)アイデア出しがあります。

(1)意思決定

会議を開く目的は、業務で発生する問題をどのように解決していくか意思決定するためです。問題解決の糸口の見出し方や、参加者の議論をどのようにまとめるかは難しい問題となりがちですが、以下のような方法で行っていきます。

  1.  ホワイトボードに書き出して可視化していく
  2.  参加者に自由に発言してもらい、それらの発言をまとめていく

上記の方法がありますが、議論を発散させて収束させるには可視化が必要不可欠となります。そのため、会議にラップアップが必要になるのです。

(2)アイデア出し

クリエイティブな会議では、参加者にアイデアを出し合ってもらわなければいけません。このような会議で良く起きる問題が、参加者から意見が出ないことです。そのため、以下のような配慮をして、参加者が意見を出しやすくしていく必要があります。

  1. ブレインストーミングの形式で会議を行う
  2. アイスブレイクを行って、参加者の緊張をほぐす
  3. 司会者が参加者が答えやすいように問いかける 

このような会議を開くと、さまざまな意見が出てきて情報が散乱しがちです。これらの散乱した情報をまとめるためにもラップアップが必要になります。

(3)次のアクションの促進

会議で決定事項を共有するだけではなく、次のアクションを促進することで有意義な会議を実現できます。なにを(Task)、いつまでに(Timing)、誰が(Resources)ということを確認しあって、次のアクションに促しましょう。このような指示を出す場合も、情報を可視化しておくと指示しやすくなります。

(4)情報共有

議論を行う会議ではなく、各担当者が報告し合うだけの会議も多いです。各担当者が1人ずつ報告していくだけで、他の人は聞いているだけという会議は、資料で配布して終わるケースが多いです。情報共有する際は、抜けや漏れに注意しなければいけませんが、情報共有で会議自体を少なくすることができます。

参照:シンメトリー・ジャパン「会議まとめ」

会議のラップアップ手順

会議内容をまとめることをラップアップと言いますが、有意義な会議を実現している企業はどのように行っているのでしょうか?ここでは、会議におけるラップアップの手順をご紹介します。

1回は必ずラップアップをする

会議時間はマチマチですが、1回は必ずラップアップをしましょう。ラップアップ行うことで、会議を有意義なものにすることができます。通常は、会議終了後に議事録が配布されます。しかし、これでは、出席者が理解できているか分かりません。会議の途中でラップアップすることで、出席者が理解しているかを確認しながら意思決定が行えます。

概要を提供する

議題を決めて会議を初めても、議論は紆余曲折します。このような現象は当然のことですが、全ての議論を覚えられる出席者は稀です。

議論を正確に思い出すことが出来なかったり、出席者の中には理解ができていなかったりすることもあります。そのため、概要を提供して、出席者が理解できるようにします。会議の途中でラップアップすることで、頭を整理することができるというメリットが得られるのです。

次のアクションを割り当てる

会議が有意義なものにならない理由は、次のアクションを割り当てないからです。議題について話し合って、決定事項を決めるだけではなく、各担当者に対して次に行うべきアクションを割り当てます。なにを(Task)、いつまでに(Timing)、誰が(Resources)ということを割り当てることで、有意義な会議を実現できます。

理解できているか質問する

会議終了前に、出席者が理解しているかを確認することが大切です。会議の途中でラップアップをする目的は、出席者の理解度を確認するためです。会議が終了した後に議事録を把握するだけでは、議題について理解できていない方も少なからず出てきます。

また、会議終了後に質問するのは気が引けてしまうでしょう。そのため、ラップアップをしていき、出席者が理解できる会議にしていく必要があるのです。

会議終了後にメール送信でフォローする

ラップアップをしても、会議終了後に議事録はメールで送信しておきましょう。会議の議事録をメールで送信しておくことで、各自が振り返られるようになります。出席者は、通常業務に追われてしまい、会議内容が頭から抜けることも珍しいことではありません。そのため、いつでも見直せるように議事録はメールで送信しておきましょう。

参照:俺のクラウド「これで会議の進め方が変わる!有効な会議にするためのポイント」

参照:Inc.「4 Things You Should Do at the End of Every Meeting」

 会議のラップアップでAIを活用するコツ

これまでラップアップについて解説してきましたが、有意義な会議を実現したいと思った方もいるのではないでしょうか?会議途中にラップアップの場を設ける方法は、新しい手法です。 

議事録の担当者が大変なため、これまで実現することができなかったが、AI技術の登場でラップアップの効率化が実現できるようになりました。ここでは、会議のラップアップでAI技術を活用するコツについて解説します。

操作しやすいツールを導入する

会議のラップアップでAI技術を活用する場合は、操作しやすいツールを導入しましょう。アプリを起動させれば録音スタートできるツールや、自動で書き起こしができるツールを選んでください。また、書き起こしたデータを編集したり、補足を付け加えたりするものであれば尚良いです。

文字起こしの精度が高いものを選ぶ

AI技術は進化をしていますが、各ツールで精度は大きく異なります。そのため、文字起こしの精度が高いツールを選びましょう。使えば使うほど、学習機能をしていき最適な議事録を作成してくれるツールも登場してきています。また、文字起こしと同時に音声録音ができるツールも登場。そのため、自社に見合ったツールを導入しましょう。

議事録に合わせたテンプレートをカスタマイズしておく

AI技術を活用して文字起こしを自動化する際は、テンプレートをカスタマイズしておくと便利です。単純に文字起こししただけの資料は読みにくいですが、テンプレートをカスタマイズしておくと、誰でも簡単に読みやすい議事録が作成できます。

まとめ

今回は、会議のラップアップについて解説しました。従来は、会議終了後に議事録が配布されていましたが、有意義な会議を実現していくためには、会議途中でのラップアップが必要です。このような会議を開くことで、出席者の理解度や納得度を踏まえて、意思決定をしていくことができます。

会議で議論を発散させて収束させるのは、議事録の担当者に負担がかかります。しかし、AI技術を活用していけば、議事録作成を自動化することができるのです。これらを活用すれば、従来とは異なる会議を開くことができます。ぜひ、有意義な会議を実現したい方は、ラップアップを上手に取り入れてみてください。